Algemene voorwaarden

1. Definities

1.1 Opdrachtnemer: Boekhouder van de toekomst, de eenmanszaak van Anthonie van der Scheer, met de hierboven vermelde bedrijfsgegevens.

1.2 Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die uitsluitend handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf en met Opdrachtnemer een overeenkomst sluit.

1.3 Overeenkomst: de opdrachtbevestiging of offerte, deze voorwaarden en eventuele schriftelijke aanvullingen. Diensten: de overeengekomen administratieve, fiscale en bedrijfseconomische werkzaamheden. Schriftelijk omvat ook e-mail en een overeengekomen klantenportaal.

2. Toepasselijkheid en rangorde

2.1 Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, overeenkomsten, vervolgopdrachten en aanvullende opdrachten van Opdrachtnemer. Zij zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijke klanten. Dienstverlening aan consumenten vereist een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst.

2.2 Afwijkingen gelden alleen indien uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen. Bij strijd gaat de opdrachtbevestiging voor deze voorwaarden. Een verwerkersovereenkomst gaat uitsluitend voor zover zij persoonsgegevens regelt voor beide.

2.3 Algemene voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Deze voorwaarden gelden mede ten behoeve van door Opdrachtnemer ingeschakelde personen.

3. Aanbod en totstandkoming

3.1 Website, pakketprijzen en overige uitingen zijn uitnodigingen om een aanbod te doen en vormen geen bindend aanbod. Een offerte is, tenzij anders vermeld, dertig dagen geldig.

3.2 De Overeenkomst ontstaat nadat Opdrachtgever schriftelijk heeft aanvaard en Opdrachtnemer de opdracht schriftelijk heeft bevestigd. Opdrachtnemer begint pas met de Diensten nadat het wettelijk vereiste cliëntenonderzoek voldoende is afgerond, behoudens een uitdrukkelijk wettelijk toegestane uitzondering.

3.3 Alleen de in de opdrachtbevestiging omschreven Diensten behoren tot de opdracht. Ander werk geldt als aanvullende opdracht of meerwerk.

4. Uitvoering en reikwijdte

4.1 Opdrachtnemer voert de opdracht zorgvuldig en naar beste inzicht en vermogen uit. Dit is een inspanningsverbintenis. Termijnen zijn streefdata, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk als fataal aangeduid.

4.2 Opdrachtnemer mag werkzaamheden laten uitvoeren door zorgvuldig geselecteerde derden en gebruikmaken van Exact Online, Basecone en andere voor de uitvoering passende leveranciers.

4.3 De Diensten omvatten geen wettelijke controle, assurance-, beoordelings- of andere verklaring die wettelijk aan een geregistreerd accountant is voorbehouden. Opdrachtnemer verifieert de juistheid of volledigheid van aangeleverde informatie niet, tenzij dit uitdrukkelijk deel van de opdracht is of de wet dit verlangt.

4.4 Opdrachtnemer voert geen loonadministratie of salarisverwerking uit, waaronder DGA-loonstroken. Wanneer Opdrachtgever personeel heeft, contracteert Opdrachtgever de salarisverwerker rechtstreeks. Uitsluitend de afstemming van de aangeleverde loonjournaalpost met de financiële administratie kan, indien uitdrukkelijk opgenomen in de opdracht, tot de Diensten behoren.

4.5 Indien Opdrachtgever of diens medewerker de operationele boekhouding geheel of gedeeltelijk uitvoert, wordt de taakverdeling in de opdrachtbevestiging vastgelegd. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, voert Opdrachtnemer dan periodieke, risico- en uitzonderingsgerichte administratieve controles uit op de afgesproken aansluitingen. Dit is geen verificatie van iedere boeking, geen doorlopende interne controle en geen assuranceopdracht. Opdrachtnemer mag binnen de overeengekomen controles uitgaan van de door Opdrachtgever verwerkte boekingen en verstrekte onderliggende informatie.

5. Verplichtingen van Opdrachtgever

5.1 Opdrachtgever verstrekt uit eigen beweging alle gegevens, stukken, toelichtingen, autorisaties en wijzigingen die voor de opdracht van belang kunnen zijn, tijdig, volledig, juist, leesbaar en in de verlangde vorm. Opdrachtgever staat ook in voor informatie van personeel, klanten, leveranciers en andere derden.

5.2 Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor zijn onderneming, administratie- en bewaarplicht, zakelijke beslissingen, tijdige betaling van belastingen en controle van concepten, aangiften en rapportages. Onjuistheden worden onverwijld gemeld.

5.3 Vertraging, extra werk en herstel door te late, onvolledige of onjuiste informatie komen voor rekening en risico van Opdrachtgever. Meerwerk wordt pas uitgevoerd nadat Opdrachtgever schriftelijk met de aanvullende scope en prijs of berekeningswijze heeft ingestemd.

5.4 Indien Opdrachtgever werkzaamheden in de administratie uitvoert, zorgt hij voor voldoende bevoegde en geïnstrueerde medewerkers, persoonlijke gebruikersaccounts, tijdige en volledige boekingen met onderliggende documenten en tijdige opvolging van gemelde correcties of vragen. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van deze intern uitgevoerde werkzaamheden.

6. Wwft, sancties en integriteit

6.1 Opdrachtgever verstrekt alle informatie en medewerking die Opdrachtnemer redelijkerwijs nodig heeft voor identificatie, verificatie, UBO-, PEP-, sanctie- en herkomstonderzoek en voortdurende monitoring op grond van de Wwft en andere wetgeving.

6.2 Zolang het onderzoek niet voldoende kan worden afgerond, mag Opdrachtnemer de opdracht weigeren, opschorten of beëindigen. Dit geldt ook bij een onaanvaardbaar integriteits- of sanctierisico, onvoldoende verklaarde transacties of wanneer voortzetting in strijd kan zijn met wet- of regelgeving.

6.3 Opdrachtnemer mag of moet gegevens en ongebruikelijke transacties aan bevoegde autoriteiten melden. Voor zover de wet dit verbiedt, wordt Opdrachtgever niet over onderzoek of melding geïnformeerd. Wettelijke naleving levert geen tekortkoming op en geeft geen recht op schadevergoeding.

6.4 Buitengewoon of verscherpt onderzoek dat door het risicoprofiel of gedrag van Opdrachtgever nodig wordt, kan als meerwerk gelden voor zover wettelijk toegestaan. Indien vooraf informeren wettelijk is toegestaan, wordt dit werk alleen na schriftelijk akkoord op prijs of berekeningswijze uitgevoerd; bij uitblijven van akkoord mag Opdrachtnemer de Diensten opschorten of beëindigen voor zover de wet dat toestaat.

7. Digitale systemen en communicatie

7.1 Opdrachtgever stemt in met het gebruik van Exact Online, Basecone, veilige e-mail of portalen en relevante koppelingen. Opdrachtnemer mag een systeem vervangen door een functioneel passend alternatief en meldt een materiële wijziging vooraf indien redelijkerwijs mogelijk.

7.2 Opdrachtgever beschermt eigen accounts en inlogmiddelen, gebruikt waar beschikbaar multifactorauthenticatie en meldt incidenten direct. Inlogmiddelen zijn persoonlijk en worden niet onbeveiligd gedeeld.

7.3 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor niet-toerekenbare storingen, wijzigingen of beëindiging van diensten van derden, maar spant zich redelijkerwijs in de gevolgen te beperken. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor een eigen toegankelijke administratie en wettelijke bewaring.

7.4 De bevoegdheid en verantwoordelijkheid om betalingen goed te keuren, te autoriseren of uit te voeren blijven bij Opdrachtgever. Opdrachtnemer verricht deze handelingen niet, tenzij daarvoor een afzonderlijke schriftelijke opdracht en passende bevoegdheden zijn overeengekomen; de uiteindelijke betaalautorisatie blijft steeds bij Opdrachtgever.

8. Aanlevering, goedkeuring en deadlines

8.1 Opdrachtnemer kan alleen voor een externe deadline instaan indien alle benodigde juiste informatie en goedkeuringen uiterlijk op de afgesproken datum, en bij ontbreken daarvan ten minste tien werkdagen voor de deadline, zijn ontvangen.

8.2 Conceptaangiften en stukken waarvoor goedkeuring nodig is, worden pas na tijdige goedkeuring ingediend, tenzij een schriftelijke volmacht of opdracht anders bepaalt. Bij uitblijven van goedkeuring mag indiening zonder aansprakelijkheid achterwege blijven.

8.3 Boeten, rente en schade door te late of onvolledige informatie, ontbrekende betaling of goedkeuring komen voor rekening van Opdrachtgever. Belastingbedragen die wettelijk verschuldigd zijn, vormen geen schade.

9. Honorarium, pakketten en prijswijziging

9.1 Alle bedragen zijn exclusief btw en, tenzij uitdrukkelijk inbegrepen, exclusief software-, reis- en derdenkosten.

9.2 De in een offerte of op de website genoemde aantallen zijn, tenzij de opdrachtbevestiging uitdrukkelijk anders bepaalt, gebruiksrichtlijnen en geen harde maandgrenzen. Een mutatie is iedere afzonderlijke financieel-administratieve gebeurtenis die verwerking vraagt, waaronder een inkoop- of verkoopfactuur, bank- of kasregel, memoriaalregel of afzonderlijk verwerkte betaalproviderregel. Incidentele schommelingen binnen een kalenderkwartaal leiden niet automatisch tot meerwerk. Bij een structurele of materiële afwijking in gebruik, documentvolume, aantal koppelingen of bewerkelijkheid informeert Opdrachtnemer de Opdrachtgever. Partijen maken vóór uitvoering van aanvullend werk schriftelijk afspraken over extra verwerkingsruimte, een pakketwijziging of maatwerk voor een toekomstige periode. Achterstallige administratie, correcties, bezwaar en beroep, controlebegeleiding, bijzondere adviezen en migratie zijn alleen inbegrepen indien dit uitdrukkelijk in de opdrachtbevestiging staat.

9.3 Een maandpakket kan werkzaamheden bevatten die eenmaal per boekjaar plaatsvinden. De opdrachtbevestiging vermeldt welk bedrag of welk berekeningsmodel binnen het maandtarief voor dat jaarwerk wordt opgebouwd. Bij aanvang gedurende een boekjaar, beëindiging vóór voltooiing, overdracht of werk over een eerdere periode wordt een eindafrekening gemaakt op basis van dat vooraf vastgelegde model, de reeds betaalde opbouw en uitsluitend vooraf overeengekomen meerwerk. Een positief saldo voor Opdrachtgever wordt gecrediteerd, met uitzondering van aantoonbare niet-opzegbare derdenkosten die vooraf zijn overeengekomen.

9.4 Bij een materiële wijziging in omvang, complexiteit, kwaliteit van aanlevering, rechtsvorm of wetgeving mag Opdrachtnemer het pakket vanaf de volgende maand aanpassen na voorafgaande toelichting. Opdrachtgever kan voor ingang opzeggen.

9.5 Tarieven mogen jaarlijks per 1 januari worden geïndexeerd volgens de meest toepasselijke CBS-prijsindex. Aantoonbare verhogingen van software- en derdenkosten mogen evenredig worden doorberekend met ten minste dertig dagen aankondiging.

10. Facturering en betaling

10.1 Periodieke pakketbedragen worden maandelijks vooraf gefactureerd. Meerwerk en derdenkosten worden achteraf of zodra zij zijn gemaakt gefactureerd. Facturen zijn binnen veertien dagen na factuurdatum verschuldigd.

10.2 Na afloop van de betalingstermijn is Opdrachtgever zonder ingebrekestelling in verzuim en wettelijke handelsrente volgens artikel 6:119a BW verschuldigd. Alle redelijke buitengerechtelijke incassokosten zijn verschuldigd; partijen stellen deze vast op vijftien procent van de hoofdsom met een minimum van € 150, voor zover rechtens toegestaan, onverminderd aantoonbaar hogere redelijke kosten.

10.3 Opdrachtgever mag niet verrekenen of betaling opschorten, behalve voor een door Opdrachtnemer schriftelijk erkende of onherroepelijk vastgestelde tegenvordering. Een factuurgeschil schort betaling van het onbetwiste deel niet op.

10.4 Betalingen strekken eerst in mindering op kosten en rente en daarna op de oudste hoofdsom.

11. Voorschot en zekerheid

Opdrachtnemer mag voor of tijdens de opdracht een redelijk voorschot, automatische incassomachtiging of andere zekerheid verlangen, in het bijzonder bij betalingsachterstand of gegronde twijfel aan kredietwaardigheid. Tot ontvangst mag uitvoering worden opgeschort.

12. Duur en beëindiging

12.1 Een doorlopende Overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd en kan door beide partijen schriftelijk worden opgezegd met één volledige kalendermaand opzegtermijn, tenzij anders overeengekomen.

12.2 Opdrachtnemer mag onmiddellijk opschorten of beëindigen bij een wezenlijke tekortkoming die na een redelijke hersteltermijn voortduurt, herhaalde niet-medewerking, betalingsachterstand, faillissement of insolventie, bedreiging of misbruik, een onherstelbare vertrouwensbreuk, Wwft- of sanctierisico of een wettelijke of verplichte beroepsreden. Voor urgente integriteitsredenen hoeft geen hersteltermijn te worden gegeven.

12.3 Bij einde zijn alle verrichte werkzaamheden, pakkettermijnen tot de einddatum, gemaakte derdenkosten en een redelijke vergoeding voor reeds aangegane verplichtingen verschuldigd. Bij een opdracht voor bepaalde tijd wordt rekening gehouden met artikel 7:411 BW.

13. Opschorting, retentie en overdracht

13.1 Na schriftelijke waarschuwing mag Opdrachtnemer Diensten en afgifte van door hem vervaardigde resultaten opschorten zolang Opdrachtgever tekortschiet. Gevolgen voor termijnen zijn dan voor Opdrachtgever, behalve voor zover dit naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar of wettelijk verboden is.

13.2 Een retentierecht wordt alleen uitgeoefend voor zover rechtens toegestaan. Originele zaken van Opdrachtgever worden niet langer achtergehouden dan noodzakelijk en toegestaan.

13.3 Na beëindiging verstrekt Opdrachtnemer op verzoek één reguliere, gangbare export van de beschikbare klantgegevens zonder afzonderlijk honorarium, voor zover geen wettelijke opschortingsgrond geldt. Conversie naar een afwijkend formaat, herstel van achterstanden, aanvullende exports en inhoudelijk overleg met een opvolger gelden na voorafgaand prijsakkoord als meerwerk. De wettelijke bewaarplicht van Opdrachtgever blijft bestaan.

14. Geheimhouding, privacy en gegevens

14.1 Partijen behandelen vertrouwelijke informatie geheim. Opdrachtnemer mag informatie delen met ingeschakelde, aan vertrouwelijkheid gebonden dienstverleners en adviseurs voor zover nodig, en met autoriteiten voor zover wettelijk verplicht of toegestaan.

14.2 Partijen leven de AVG na. Per verwerking kan Opdrachtnemer zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of verwerker zijn. Voor zover Opdrachtnemer verwerker is, sluiten partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Daarin kunnen subverwerkers, waaronder Exact Online en Basecone, worden opgenomen.

14.3 Wettelijke bewaar-, meld- en geheimhoudingsplichten gaan voor op instructies tot wissen, teruggave of geheimhouding.

15. Intellectuele eigendom en gebruik

15.1 Modellen, formats, methoden, adviestools, teksten en overige door Opdrachtnemer ontwikkelde materialen blijven zijn intellectuele eigendom. Na volledige betaling krijgt Opdrachtgever een niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor het overeengekomen interne doel.

15.2 Rapporten en adviezen zijn uitsluitend bestemd voor Opdrachtgever en het overeengekomen doel. Derden mogen er zonder schriftelijke toestemming niet op vertrouwen. Verstrekking aan Belastingdienst, bank of adviseur voor het overeengekomen doel schept geen zorgplicht jegens die derde.

16. Klachten

16.1 Klachten worden zo spoedig mogelijk en in beginsel binnen dertig dagen na ontdekking gemotiveerd schriftelijk gemeld, met relevante stukken. Een factuurbezwaar wordt bij voorkeur binnen veertien dagen gemeld. Te late melding beperkt rechten alleen voor zover Opdrachtnemer daardoor daadwerkelijk in onderzoek of herstel is benadeeld.

16.2 Opdrachtnemer krijgt eerst een redelijke mogelijkheid tot onderzoek en herstel. Een klacht schort de betalingsplicht niet op.

17. Aansprakelijkheid

17.1 Opdrachtnemer is uitsluitend aansprakelijk voor rechtstreeks geleden schade die het onmiddellijke gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. Tenzij nakoming blijvend onmogelijk is, ontstaat aansprakelijkheid pas na een deugdelijke ingebrekestelling en redelijke hersteltermijn.

17.2 De totale aansprakelijkheid per gebeurtenis of reeks samenhangende gebeurtenissen is beperkt tot het bedrag dat de beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeraar uitkeert, vermeerderd met het eigen risico. Indien om een andere reden dan een niet-nagekomen verzekeringsplicht geen uitkering plaatsvindt, is aansprakelijkheid beperkt tot het voor de betreffende Diensten in de voorafgaande twaalf maanden betaalde honorarium, met een absoluut maximum van € 10.000.

17.3 Niet vergoed worden indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of omzet, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie, reputatieschade, verlies of beschadiging van data en aanspraken van derden. Belasting die ook bij juiste uitvoering verschuldigd zou zijn, is geen schade. Boeten en rente komen alleen als directe schade in aanmerking voor zover zij uitsluitend door een toerekenbare fout van Opdrachtnemer zijn veroorzaakt en Opdrachtgever al zijn verplichtingen tijdig nakwam.

17.4 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor gevolgen van onjuiste, onvolledige of late informatie, beslissingen van Opdrachtgever, rechtstreeks door Opdrachtgever gecontracteerde derden, wets- of beleidswijzigingen na de adviesdatum of een niet-toerekenbare storing of cyberincident bij een zorgvuldig geselecteerde leverancier.

17.5 Beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer zelf of voor zover dwingend recht zich verzet. Opdrachtgever beperkt schade en stelt Opdrachtnemer direct in staat te herstellen.

17.6 Een rechtsvordering tot schadevergoeding vervalt, voor zover wettelijk toegestaan, twaalf maanden nadat Opdrachtnemer de aanspraak gemotiveerd schriftelijk heeft afgewezen.

18. Vrijwaring

Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit door Opdrachtgever verstrekte onjuiste of onrechtmatige gegevens, schending van privacy- of bewaarplichten of gebruik van een resultaat buiten het overeengekomen doel, behalve voor zover veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer.

19. Overmacht

19.1 Overmacht omvat mede ernstige onvoorziene ziekte of arbeidsongeschiktheid van de ondernemer waarvoor redelijkerwijs geen tijdige vervanging beschikbaar is, uitval van nuts- of communicatiediensten, omvangrijke cyberincidenten, storingen bij essentiële leveranciers, brand, overheidsmaatregelen, epidemie, oorlog en andere buiten redelijke controle liggende omstandigheden.

19.2 Verplichtingen worden opgeschort. Opdrachtnemer meldt de situatie en beperkt gevolgen redelijkerwijs. Geen schadevergoeding is verschuldigd. Duurt overmacht langer dan zestig dagen, dan mag ieder schriftelijk beëindigen; reeds verrichte Diensten en kosten blijven verschuldigd.

20. Actualiteit van advies en derden

Advies is gebaseerd op feiten en regels ten tijde van advisering. Zonder nieuwe opdracht bestaat geen plicht eerdere adviezen te actualiseren. Fiscale uitkomsten en standpunten van autoriteiten kunnen niet worden gegarandeerd.

21. Wijziging van voorwaarden

Nieuwe voorwaarden gelden voor nieuwe opdrachten. Voor een lopende doorlopende Overeenkomst meldt Opdrachtnemer een materiële wijziging ten minste dertig dagen vooraf. Opdrachtgever mag voor ingang opzeggen. Een noodzakelijke wets-, beveiligings- of leverancierswijziging mag eerder ingaan voor zover redelijk.

22. Slotbepalingen

Nederlands recht is van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst gedurende dertig dagen in overleg op te lossen. Daarna is, voor zover dwingend recht niet anders bepaalt, uitsluitend de bevoegde rechter van Rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht, bevoegd. Nietigheid van één bepaling tast de overige bepalingen niet aan; zij wordt vervangen door een geldige bepaling die doel en strekking zo dicht mogelijk benadert.